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Tipps und Tricks für Redakteure
von aiticon GmbH, 07.01.2016
Wir konzipieren nicht nur neue Projekte auf Basis von OpenText Web Site Management, wir beraten unsere Kunden auch im laufenden Umgang mit diesem leistungsfähigen Web Content Management System (CMS). Einige der regelmäßig auftauchenden Fragen haben wir hier zusammengestellt.
- Bei der ersten Anmeldung am Management Server von OpenText Web Site Management sind alle Reiter ausgegraut?
- Wie kann ich bei einem mehrsprachigen Web-Projekt erkennen, in welcher Sprachversion ich mich gerade befinde?
- Wie kann ich bei einem mehrsprachigen Web-Projekt die Sprachvariante ändern?
- Welchen Einfluss hat die Sprache der Benutzeroberfläche?
- Warum kann ich manche Elemente nicht bearbeiten?
- Ich habe eine mehrsprachige Website - worauf muss ich beim Verlinken auf externe URLs achten?
- Warum kann ich im Task-Manager meine Aufgaben nicht freigeben?
- Warum sehe ich unter „Aufgaben“ meine soeben eingestellten bzw. bearbeiteten Seiten nicht?
- Ich habe meine Seitenbearbeitung abgeschlossen, aber meine Änderungen werden nicht publiziert. Was ist los?
- Der "Chefredakteur" hat meine Änderungen abgelehnt - wo finde ich die entsprechenden Seiten?
- Wie kann ich eine Seite, die ich z.B. an der falschen Stelle angelegt habe, wieder löschen bzw. Änderungen, die ich gemacht habe, rückgängig machen?
- Warum haben meine RedDots einen weißen Schrägstrich und ich kann sie nicht mehr öffnen?
- Kann ich im CMS prüfen, wie meine publizierte Seite ohne RedDots aussehen wird?
- Das Rechte-Maustaste-Menü wird nicht richtig dargestellt, die Drop-Downs "Sprache auswählen" und "Projekt auswählen" können nicht ausgeklappt werden, allgemein sieht die Darstellung der Seite merkwürdig aus?
- Auf welchem Browser sollte ich OpenText Web Site Management nutzen?
- Worauf muss ich beim Einfügen von Texten achten?
- Beim Speichern gehen meine Absätze und Zeilenumbrüche aus dem Text-Editor verloren. Was tun?
- Gibt es einen schnellen Weg zu einer Seite tief unten in der Navigationsstruktur?
- Wo finde ich nützliche Informationen wie den Titel oder die ID der Seite, die ich gerade bearbeite?
- Ich weiß den genauen Dateinamen eines Bildes oder einer Datei nicht mehr - wie finde ich sie dennoch im Asset Manager?
- Sowohl bei Aufgaben als auch bei Assets (Bilder, Dokumente) erfahre ich "Erstellungsautor" oder "Änderungsautor" - was aber bedeutet hier "Unbekannter Autor"?
- Welcher Logik folgt die Reihenfolge der Navigationssortierung und wie kann ich sie bearbeiten?
- Wie erfolgt die Sortierung von Objekten im Inhaltsbereich?
- Wie kann ich die Reihenfolge der Module im Inhaltsbereich in Nachhinein bearbeiten?
Erste Schritte - Anmeldung
Sie müssen als allererstes ein Projekt auswählen - der Reiter ganz oben rechts gibt Ihnen eine Auswahl der Projekte, auf die Ihr Benutzer Zugriff hat. Bei der nächsten Anmeldung ist das zuletzt gewählte Projekt bereits aktiv.
Sprachen
In der Leiste unten links finden sich Informationen über Ihren Benutzernamen, das ausgewählte Projekt sowie die aktive Sprachvariante.
Unter dem Drop-Down-Menü "Sprache auswählen" oben rechts befindet sich eine Liste aller Sprachvarianten, in denen Ihr aktuelles Projekt vorliegt - die gerade aktive Variante hat ein Häkchen, per Klick können Sie eine andere auswählen.
Ihr Administrator kann an manchen Stellen Hinweistexte für Ihre Sprache vorgesehen haben, die möglicherweise nur in einer bestimmten Sprache der Benutzeroberfläche zur Verfügung stehen. Diese ist oben rechts unter "Einstellungen" - "Benutzereinstellungen" zu steuern.
Wenn Ihr Projekt mehrere Sprachversionen hat, kann es vorkommen, dass manche globale Elemente sich nur in der Hauptsprache ändern lassen. Sie können diese dann nicht bearbeiten, wenn eine andere Sprachversion ausgewählt ist. Dies können Sie unter "Einstellungen" - "Benutzereinstellungen" ändern.
Im Idealfall nutzen Sie dafür NICHT das Link- bzw. das Anchor-Element. Dieses kann zwar sprachübergreifend genutzt werden, verweist dann aber von allen Sprachvarianten aus auf dieselbe Ziel-URL. Möchten sie z.B. in der englischen Variante eine .com, aus der deutschen Variante auf eine .de-URL verweisen, sollten Sie dafür eher das Standardfeld verwenden - es ist spezifisch für die jeweilige Sprachvariante. Alternativ müssen Sie in jeder Sprache ein eigenes Link- bzw. Anchor-Element dafür anlegen und dürfen nicht die Option "Zur Übersetzung vorlegen" nutzen. Kontrollieren Sie bei Änderungen stets die anderen Sprachversionen, um negative Nebeneffekte zu vermeiden.
Aufgaben im Workflow
Möglicherweise sind Pflichtfelder nicht gepflegt - das System verhindert dann die Freigabe der Seite. Pflichtfelder sind im SmartEdit-Modus an einem kleinen Ausrufezeichen auf dem RedDot zu erkennen.
Vermutlich sind die Reiter "Eigene Seiten", "Korrektur" und "Freigaben" zugeklappt. Klicken Sie auf die jeweiligen Pluszeichen!
Das kann verschiedene Gründe haben - häufig aber ist ein Freigabe-Workflow definiert und ein anderer Redakteur, möglicherweise Ihr Chef, muss die von Ihnen bearbeiteten Seiten freigeben. Sie sehen diese Seiten unter "Eigene Seiten im Workflow".
Sie stehen unter "Zu korrigierende Seiten" (im Bild). Möglicherweise hat Ihr Chef Ihnen auch einen Kommentar hinterlassen - diesen sehen Sie, wenn Sie den Mauszeiger über die Seite bewegen, in einem Infotext. Sie werden über abgelehnte Seiten auch per E-Mail informiert, falls ihr Administrator das entsprechend eingerichtet hat.
Das funktioniert im SmartEdit-Modus sowie in der Aufgabenliste über den RedDot „Seite zum Bearbeiten öffnen“, dann rechte Maustaste und „Änderungen verwerfen“ bzw. „Seite löschen“.
RedDots
Ein anderer Redakteur hat diese Seite in Bearbeitung - es können nicht mehrere Personen gleichzeitig an einer Seite arbeiten. Bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden RedDot. Sie sollten nun einen Info-Text mit dem Benutzernamen des Redakteurs, der die Seite gerade bearbeitet, sehen. Wenn Sie eine Seite bearbeiten müssen, die von einem anderen Redakteur gesperrt ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Dieser hat die Möglichkeit, gesperrte Seiten einem anderen Benutzer zuzuweisen oder freizugeben.
Ja, indem Sie im SmartEdit-Modus unten rechts zwischen "Bearbeitungsmodus" und "Vorschau" wechseln (im Bild); oder aber, indem Sie die Seite zum Bearbeiten öffnen und im Rechte-Maustaste-Menü "Seitenvorschau" anklicken.
Browser
Bei OpenText Web Site Management vor Version 11 wird bei einem bestimmten Windows-Update kein Browser-Zoom unterstützt; probieren Sie "Strg.+0".
Je nach CMS-Version werden unterschiedliche Browser und -versionen unterstützt. Alle CMS-Versionen unterstützen den Microsoft Internet Explorer, allerdings kann es zu Problemen kommen, wenn z.B. eine ältere CMS-Version mit einem aktuelleren Internet Explorer oder umgekehrt verwendet wird. Andere Browser wie Firefox, Chrome oder Safari werden in älteren OTWSM-Versionen nur rudimentär unterstützt. Aktuelle CMS-Versionen hingegen bieten auch für diese Browser umfangreiche Unterstützung. Ferner können projektspezifische Einstellungen wie der gewählte Text-Editor Einfluss auf die Wahl des geeigneten Browsers haben. Wenden Sie sich daher an Ihren Ansprechpartner, um eine verbindliche Liste der für Ihr Projekt unterstützten Browser zu erhalten.
Texte editieren
Besonders beim Einfügen aus z.B. Microsoft-Word-Dokumenten bereiten die Formatierungen oft Schwierigkeiten. Hier hilft die Funktion "Als Text einfügen" (Strg.+Shift+V statt nur Strg.+V). Alternativ können Sie den Text zunächst in reine Text-Editoren wie den Windows-Editor kopieren und dann von dort aus ins CMS. Achten Sie außerdem darauf, dass am Ende des Textes keine überflüssigen Zeilenumbrüche stehen - sie sind im Editor-Modus nicht sichtbar, können auf der Seite aber für Probleme sorgen.
Nutzen Sie statt "Enter" einfach "Shift+Enter", um Absätze und Zeilenumbrüche zu erzeugen.
Tipps und Tricks
Ja - der direkte Weg zu jeder Seite innerhalb des CMS ist, den Management Server nach der Seiten-ID zu durchsuchen - diese Nummer wird beim Erstellen einmalig vergeben und kennzeichnet damit jede Seite eindeutig. Geben Sie dazu in das Suchfeld oben rechts "ID: [Seiten-ID]" ein, also z.B. "ID: 516". "Enter" bringt Sie direkt auf die gesuchte Seite.
Meist gibt es dazu Infotexte, die erscheinen, wenn Sie den Mauszeiger über die entsprechenden RedDots bewegen.
Asset Manager
Über die Sternchensuche: setzen Sie vor und/oder nach dem Ihnen bekannten Stichwort ein *, z.B. Messe*; Sollten Ihre Assets in Unterordnern organisiert sein, achten Sie darauf, die Checkbox "In Unterordnern suchen" zu aktivieren.
Der Benutzer wurde inzwischen gelöscht oder das Projekt wurde z.B. von einem anderen Server ohne Benutzerinformationen importiert. Beim Export von Projekten wurden vor Version 11.2, Service Pack 2, Benutzer mit externem Kontensystem (LDAP, Active Directory) grundsätzlich nicht exportiert.
Sortierung
Zunächst muss hier unterschieden werden zwischen Seiten, welche im Inhaltsbereich, z.B. in Teaser-Listen, verknüpft sind, und Seiten, die in der Navigationsstruktur erscheinen. Die Sortierung im Inhaltsbereich kann automatisch (z.B. über das Datum oder alphabetisch) oder manuell erfolgen - je nachdem, wie die jeweilige Liste konfiguriert ist. Bei manueller Sortierung werden neue Seiten immer an oberster Stelle angehängt und können bei Bedarf im Nachhinein umsortiert werden. Für navigationsrelevante Seiten gibt es in älteren CMS-Versionen zwei Sortiermöglichkeiten: Zum einen können diese wie die vorstehend beschriebenen, im Inhaltsbereich verknüpften Seiten, sortiert werden (manuell oder automatisch). Diese Sortierung wirkt sich jedoch nicht auf die Sortierung in der Navigation aus. Diese wird über "Navigationssortierung bearbeiten" gesteuert. Neu angelegte Seiten erscheinen - im Gegensatz zu den Listen im Inhaltsbereich - in der Navigationssortierung immer an unterster Stelle. Ab einschließlich Management Server 11.2 Service Pack 2 (11.2.2.593) greift die Einstellung der Navigationssortierung nicht mehr. Stattdessen entspricht die Navigationssortierung der regulären Seitensortierung.
Wenn Sie im Inhaltsbereich einer Seite weitere Objekte (Seiten) wie Text-Bild-Elemente, Link- oder Download-Elemente, Video oder ähnlichen Content anlegen, wird das neueste Objekt immer als oberstes eingefügt. Wenn Sie schon von vornherein wissen, wie Ihre neue Seite aussehen soll, legen Sie einfach zunächst das unterste Objekt an und arbeiten sich nach oben durch.
Sie müssen die "Seite zum Bearbeiten öffnen" und über den RedDot "Seite hinzufügen/bearbeiten" die "Seitensortierung bearbeiten". Hier finden Sie eine Liste mit vorhandenen Seiten/Elementen, die Sie per Pfeilsteuerung auf- und abwärts bewegen können.
Quelle: Tipps und Tricks für Redakteure
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